Welke documenten gaan niet via Peppol?

Deze maatregel maakt deel uit van de bredere digitalisering van administratieve processen. Het doel is om facturatie efficiënter, transparanter en beter beveiligd te maken tegen fraude.
In deze nieuwsbrief lees je wat Peppol precies is, wat er voor jou verandert en vooral: welke facturen niet via Peppol zullen verlopen.

Wat is Peppol?

Peppol staat voor Pan-European Public Procurement Online. Het is een beveiligd, internationaal netwerk waarmee bedrijven en overheden elektronische documenten kunnen uitwisselen in een gestandaardiseerd formaat.

Peppol zorgt voor:

·        Snellere verwerking van facturen

·        Minder fouten

·        Minder papierwerk

·        Meer veiligheid

Vanaf 2026 moeten alle Belgische btw-plichtige ondernemingen hun B2B-facturen via Peppol versturen.
 

Welke facturen verlopen NIET via Peppol?

Een aankoop aan de kassa in een doe-het-zelfzaak met een btw-ticket of kasticket.

Waarom niet via Peppol?
Kassabonnen zijn geen volwaardige facturen in e-invoicingformaat en worden meestal gebruikt voor B2C-transacties.

2. Onkostennota’s van werknemers of zelfstandige bestuurders

Voorbeeld
Een werknemer dient een onkostennota in voor brandstof of maaltijden.

Waarom niet via Peppol?
Dit zijn interne vergoedingsdocumenten, geen formele verkoopfacturen tussen ondernemingen.

3. Pro-forma facturen en offertes

Voorbeeld
Een leverancier stuurt je eerst een pro-forma factuur of offerte ter goedkeuring.

4. Creditnota’s bij B2C-transacties

Voorbeeld
Een particuliere klant retourneert een product en krijgt een creditnota.

 

5. Intracommunautaire leveringen aan niet-Belgische bedrijven

Voorbeeld
Een Belgisch bedrijf factureert aan een Franse onderneming.

Waarom niet altijd via Peppol?
Peppol wordt wel in meerdere landen gebruikt, maar de verplichting geldt voorlopig enkel voor transacties tussen Belgische ondernemingen. Buitenlandse klanten zijn dus nog niet verplicht om via Peppol te werken.
 

6. Facturen van buitenlandse leveranciers die Peppol niet gebruiken

Voorbeeld
Een Belgische onderneming koopt software bij een Amerikaanse leverancier die een PDF-factuur stuurt.

Waarom niet via Peppol?
De leverancier is buiten de EU gevestigd en niet aangesloten op Peppol. De verplichting geldt enkel binnen België. Andere landen hanteren andere regels.
 

7. Eindafrekeningen of verdeelstaten bij vastgoedtransacties

Voorbeeld
Bij de verkoop van een appartement wordt een eindafrekening gemaakt tussen koper en verkoper.

Waarom niet via Peppol?
Dit zijn vaak juridische of notariële documenten, geen commerciële facturen tussen twee btw-plichtigen.

8. Voorschotten buiten de klassieke facturatie

Een voorschotbetaling zonder gekoppelde factuur, bijvoorbeeld bij een aannemer.

Waarom niet via Peppol?
Als er geen formele voorschotfactuur bestaat, is er niets om via Peppol te versturen.

9. Tussenpersonen zoals boekingsplatformen (Airbnb, Booking.com)

Voorbeeld
Een verhuurder krijgt een overzicht van boekingen en commissies via Booking.com.

Waarom niet via Peppol?
Dit zijn geen facturen in juridische zin tussen twee Belgische ondernemingen. Bovendien zijn veel van deze platformen buitenlands.

10. Facturen uit software die nog niet compatibel is met Peppol

Een ouder boekhoudprogramma dat enkel PDF-facturen maakt.

Waarom niet via Peppol?
Technische beperkingen bij de verzender of ontvanger kunnen tijdelijk verhinderen dat facturen via Peppol lopen. Softwareleveranciers worden wel verwacht tijdig klaar te zijn. Bij niet-naleving zullen boetes volgen.
 

Wat moet je nu doen?

·        welke klanten en leveranciers via Peppol werken.

·        hoe je uitzonderingen correct verwerkt.

·        wat je praktisch moet regelen vóór 1 januari 2026.

 

Hulp nodig?