10 boekhoudweetjes die je als ondernemer maar beter kent

Een geopende verpakking in je magazijn. Een kladpapiertje naast de kassa. Een bankrekening waarop amper iets beweegt. Of een factuur die nog ergens in je mailbox zit.

Het lijken kleine zaken, maar voor je boekhouding maken ze wel degelijk een verschil.

Daarom verzamelden we 10 boekhoudweetjes die voor jou als ondernemer handig zijn om te kennen.
 

1. Ook geopende verpakkingen horen bij je voorraad

Bij de inventaris op het einde van het boekjaar kijk je niet alleen naar volle dozen, ongeopende verpakkingen of afgewerkte producten.

Ook geopende verpakkingen van handelsgoederen of grondstoffen tellen mee. Zit er nog materiaal in dat je later gebruikt of verkoopt? Dan maakt het deel uit van je voorraad.

Een halve verpakking is boekhoudkundig dus nog altijd iets waard.
 

2. Dat kladpapiertje naast de kassa kan belangrijk zijn

Schrijf je kasontvangsten of -uitgaven tijdelijk op een kladblok? Dan gooi je dat beter niet zomaar weg.

Ook handgeschreven kasnotities kunnen boekhoudkundige stukken zijn. Ze ondersteunen de registraties in je kasboek en moeten daarom bewaard worden.

Een papiertje dat voor jou weinig voorstelt, kan bij een controle plots wel belangrijk zijn.
 

3. Ook van een weinig gebruikte bankrekening hebben we alle uittreksels nodig

Heb je een rekening waarop maar enkele verrichtingen per jaar gebeuren? Ook dan hebben we alle bankuittreksels nodig.

Voor een correcte boekhouding moet de volledige periode aansluiten. Een rekening met amper beweging vormt daarop geen uitzondering.

Via CODA ontvangen we gelukkig steeds meer bankgegevens automatisch. Dat maakt het voor jou én voor ons een stuk eenvoudiger.
 

4. Het moment waarop je investeert, speelt een rol

Plan je een grotere investering voor je vennootschap? Dan kan het moment van aankoop invloed hebben op de kosten die je dat boekjaar verwerkt.

Vennootschappen moeten investeringen in het eerste jaar namelijk pro rata afschrijven. Koop je een investering vroeg in het boekjaar, dan neem je in dat jaar meer afschrijvingskosten op dan wanneer je dezelfde aankoop pas op het einde van het jaar doet.

Dat betekent uiteraard niet dat je elke investering zo vroeg mogelijk moet doen. De investering zelf moet economisch zinvol blijven. Maar de timing neem je best mee in je planning.
 

5. Een boekhoudkundige kost is niet altijd volledig fiscaal aftrekbaar

Je betaalt een kost voor je zaak en boekt die in je boekhouding. Logisch. Toch betekent dat nog niet automatisch dat je het volledige bedrag ook fiscaal mag aftrekken.

Voor bepaalde uitgaven legt de fiscus beperkingen op. Een deel wordt dan als verworpen uitgave toegevoegd aan je belastbare resultaat.

Denk bijvoorbeeld aan bepaalde autokosten, restaurantkosten, boetes of andere uitgaven waarvoor specifieke fiscale regels gelden.

Geboekt als kost betekent dus niet altijd: volledig aftrekbaar.
 

6. Bezorg ontbrekende facturen liever vandaag dan morgen

Een aankoopfactuur vergeten door te sturen? Het gebeurt snel. Toch is het belangrijk om ontbrekende facturen tijdig te bezorgen.

De btw-aftrek hoort in principe thuis in het aangiftetijdvak waarin het recht op aftrek ontstaat. Wordt een factuur later verwerkt, dan geldt bovendien een wettelijke vervaltermijn.

Het recht op btw-aftrek moet uiterlijk worden uitgeoefend via een aangifte die wordt ingediend vóór het verstrijken van het derde kalenderjaar volgend op het jaar waarin de btw opeisbaar werd.

Kortom: laat facturen niet jarenlang in een mailbox of schuif liggen.
 

7. Je boekhouding is pas volledig als alle stukken binnen zijn

Vandaag verloopt een groot deel van de boekhouding automatisch. Facturen komen binnen via Peppol. Bankverrichtingen ontvangen we via CODA.

Handig, maar daarmee is je dossier nog niet automatisch compleet.

Denk ook aan:

• verkoopfacturen die niet automatisch binnenkomen
• betalingsuitnodigingen en afrekeningen van verzekeringen
• Visa- en andere kredietkaartafschriften
• PayPal- of andere betaalplatformafschriften
• kasboeken
• aankoopdocumenten die je zelf ontvangt
• andere bewijsstukken van zakelijke inkomsten en uitgaven

Hoe vollediger je dossier, hoe correcter we je boekhouding verwerken.
 

8. Je eigen vakantiedagen zijn geen beroepskost

Als zelfstandige neem je natuurlijk ook af en toe vakantie. Alleen kan je die vrije dagen niet als kost in je boekhouding opnemen.

Anders dan een werknemer krijg je als zelfstandige geen betaald verlof. Een dag waarop je niet werkt, levert dus geen beroepskost op die je fiscaal kan aftrekken.

Laat je tijdens je vakantie iemand inspringen om klanten verder te helpen of je zaak draaiende te houden? Dan is dat een ander verhaal. De kost van een werknemer, interimkracht of externe vervanger kan wel een beroepskost zijn, als die aan de fiscale voorwaarden voldoet.
 

9. Een kleine attentie voor je personeel kan fiscaal anders behandeld worden

Op een hete zomerdag je medewerkers verrassen met een ijsje? Zo'n spontane en collectieve attentie kan, afhankelijk van de omstandigheden, als een sociaal voordeel worden beschouwd. In dat geval wordt dit niet belast als loon en is het voor jou als werkgever gewoon aftrekbaar.

Wil je regelmatig iets voorzien voor je team? Vraag ons gerust even hoe je dit het best verwerkt.
 

10. AI weet veel. Maar niet altijd wat vandaag nog klopt.

Even ChatGPT vragen hoeveel je fiscaal mag aftrekken? Of welke regel geldt voor een bepaalde uitgave?

AI is handig om snel informatie te verzamelen. Maar bij fiscale vragen blijft voorzichtigheid geboden.

Een AI-tool haalt informatie uit verschillende bronnen en houdt daarbij niet altijd voldoende rekening met de datum, recente wetswijzigingen of jouw specifieke situatie. Een antwoord dat ooit correct was, kan vandaag achterhaald zijn.

Daar ligt het verschil met persoonlijk advies.

Als accountant volgen we elk jaar opleidingen en fiscale wijzigingen op. We bekijken bovendien niet alleen de algemene regel, maar vooral wat die regel voor jouw onderneming betekent.

Gebruik AI dus gerust als hulpmiddel. Maar neem belangrijke fiscale beslissingen niet op basis van één prompt.
 

Twijfel je? Vraag het liever één keer te veel.

Een goede boekhouding bestaat uit veel kleine puzzelstukjes. Hoe vollediger de informatie die we ontvangen, hoe beter we je adviseren.

Heb je een factuur waarvan je niet weet of ze aftrekbaar is? Plan je een investering? Twijfel je of je een bepaald document moet bezorgen?

Stuur het gerust door of stel je vraag. Wij zoeken het voor je uit.